Excelで作成した住所録です。 「氏名」や「住所」などの項目名を入力しておきます。
リボンの［差し込み文書］－［差し込み印刷の開始］－［封筒］をクリックします。
差し込み印刷の開始のヒントです「文書を１つ作り、それを複数のユーザーに送ります。［名前］や［住所］などのフィールドを挿入できます。宛先ごとにコピーが作られ、そのユーザーの情報でこれらのフィールドが置き換えられます。
封筒オプションダイアログボックスが開きます。
［封筒オプション］タブで、封筒のサイズ・種類や書式を設定します。
［印刷オプション］タブで、プリンターにどのように封筒を置くかを設定します。
下の用紙が封筒サイズに変わりました。
リボンの［差し込み文書］－［宛先の選択］－［既存のリストを使用］をクリックします。
宛先の選択のヒントです「文書の送り先にするユーザーのリストを選びます。新しいリストを入力したり、今あるリストを使ったり、Outlookの連絡先を選ぶこともできます。」
Excel住所録ファイルを選択します。
住所録が入力されているシートを選択します。
正常に住所録が取り込まれたか確認します。
リボンの［差し込み文書］－［アドレス帳の編集］をクリックします。
アドレス帳の編集のヒントです「アドレス帳を更新したり、レターの受け取り先にするユーザーを選んだりします。アドレス帳の並べ替えやフィルターを行って、重複する情報を見つけて削除したり、住所を一覧で確認することもできます。」
差し込み印刷の宛先ダイアログボックスが開きます。
「これは差し込み印刷で使用されるアドレス帳です。以下のオプションを使用して、アドレス帳への項目の追加、アドレス帳の変更ができます。また、チェックボックスを使用して、差し込み印刷の宛先を追加または削除できます。アドレス帳が準備できたら［OK］をクリックします。」
ここで、印刷する宛先を選択できます。 ここでは確認だけし、完了します。
リボンの［差し込み文書］－［差し込みフィールドの挿入］をクリックし、表示される住所録の項目名を封筒に配置します。
差し込みフィールドの挿入のヒントです「［姓］、［自宅電話番号］、［勤務先名］などのフィールドをアドレス帳から文章に追加します。差し込み印刷の完了時に、これらのフィールドがアドレス帳の実際の情報に置き換えられます。」
［〒］［住所］［氏名］［ID］の順に配置しました。
［氏名］の文字サイズは大きくしました。
［ID］は両側に括弧を入力しました。
１．リボンの［差し込み文書］－［結果のプレビュー］をクリックします。
結果のプレビューのヒントです「差し込みフィールドにアドレス帳の情報を挿入すると、文書を完成させたときの見た目を確認することができます。」
２．レコードの移動ボタンで、住所録を移動し確認できます。
結果のプレビューで表示された封筒の宛名です。
リボンの［差し込み文書］－［完了と差し込み］－［文章の印刷］をクリックします。
完了と差し込みのヒントです「差し込み印刷の実行方法を選びます。新しいウィンドウを開いて文書の各コピーを表示したり、レターをプリンタ－に直接送ったり、電子メールで送ったりできます。」
プリンターに差し込みダイアログボックスが開きます。
印刷する住所録の範囲を指定します。 はじめての場合は、［現在のレコード］などで1枚だけ印刷し、正しく印刷できるかチェックした方がいいかと思います。
これで封筒の宛名印刷が実行されます。
封筒の宛名印刷結果です。
位置やフォントサイズ等、上の［差し込みフィールドの挿入］でもう少し調整したほうがよさそうです。
